Ein großer Planungsschritt in Richtung Traumhochzeit ist die perfekte Location. Diese sollte genau zu euch und euren Vorstellungen passen. Ob Ballsaal in einem Schloss, eine rustikale Scheune oder die moderne Eventhalle – wichtig ist, dass ihr glücklich seid. Jedoch gibt es für den Verlauf eurer Hochzeit einige wichtige Punkte, die ihr vorher unbedingt klären solltet.
Hochzeitslocation: Ablauf der Besichtigung
Die lange Suche nach tollen Locations hat endlich ein Ende und ihr habt Besichtigungstermine vereinbart? Wunderbar! Aber wie läuft so eine Locationsbesichtigung eigentlich ab? Während eines Rundgangs werdet ihr über die verschiedenen Möglichkeiten informiert, die die Location bietet. Euch werden die verschiedenen Räumlichkeiten und der Außenbereich gezeigt und die Bestuhlungsmöglichkeiten erläutert. Hierbei werden auch Details, wie die Option einer Trauung vor Ort, die Catering-Möglichkeiten und ggf. Besonderheiten zum Thema Deko besprochen.
Währenddessen oder spätestens nach der Besichtigung ist Zeit für all eure Fragen. Macht euch hierzu am Besten schon im Vorhinein etwas Gedanken und bringt ggf. eine Liste mit. Unsere Checkliste weiter unten gibt euch ein paar Anhaltspunkte dafür was für den reibungslosen Ablauf eures großen Tages wichtig ist.
Insider-Tipp: Solltet ihr etwas Probleme mit der Vorstellungskraft haben, fragt doch mal nach, ob nicht eine Besichtigung an einem Tag möglich ist, an dem schon bzw. noch für eine Hochzeit eingedeckt und dekoriert ist. So nimmt das Ganze noch etwas mehr Form an und ihr könnt euch genau ausmalen wie euer Hochzeitskonzept in die Location passt, oder eben nicht.
Checkliste für die Locationbesichtigung
- Wie viele Personen passen in die Location?
- Sind Größe und Räumlichkeiten für meine Hochzeitsgesellschaft geeignet?
- Wie ist die Anbindung zur Location?
- Gibt es genügend (kostenlose) Parkplätze?
- Sind Hotels in der Nähe?
- Gibt es Besonderheiten zur Technik und Sicherheit?
- Ist die Hochzeitslocation barrierefrei?
- Werden Stuhlhussen und Tischdecken zur Verfügung gestellt?
- Ist bei der Ausstattung alles vorhanden?
- Darf ich eigenes Mobiliar mitbringen?
- Sind Stabkerzen, Wunderkerzen, Konfettikanonen etc. erlaubt?
- Dürfen die Decken und Wände behangen werden?
- Ist eine eigene Gastronomie vorhanden?
- Gibt es Partner-Caterer?
- Können wir zwischen Buffet und Menü wählen?
- Ist ein vegetarisches oder veganes Hochzeitsessen möglich?
- Werden Getränke nach Verbrauch abgerechnet oder gibt es eine Pauschale?
- Können “harte“ Alkoholika von der Karte genommen werden?
- Besteht die Möglichkeit eine Getränkeliste vorzugeben?
- Wird Tellergeld für die Hochzeitstorte berechnet?
- Ab wann kann der Aufbau starten?
- Gibt es eine Sperrstunde?
- Wann muss die Location geräumt verlassen werden?
- Wie viel kostet die Endreinigung?
- Gibt es irgendwelche versteckten Kosten?
- Wie erfolgt die Abrechnung?
Klärt die Eckdaten der Location
Schon bei der Suche nach der passenden Location solltet ihr direkt nach Eckdaten, die euch wichtig sind, filtern. Das sind neben dem Preis natürlich die Größe, Kapazität und Lage der Location. Bei Google Maps o.ä. könnt ihr euch die Lage genau ansehen und euch direkt über die Anbindung und Parksituation Gedanken machen.
Oft ist in den Bankettmappen auch schon ein Grundriss der Räumlichkeiten abgebildet, der euch hilft zu schauen, ob die Hochzeitslocation zu euren Vorstellungen passt. Wo findet beispielsweise die Trauung statt, wo wird die Tanzfläche sein und gibt es eine Fläche für die Kinderbetreuung? Dies werdet ihr jedoch spätestens bei einer Besichtigung feststellen können.
Solltet ihr weniger mobile Personen zu euren Gästen zählen, achtet auf jeden Fall darauf, dass die Hochzeitslocation möglichst barrierefrei ist.
Für den Aufbau ist es außerdem wichtig zu wissen, ob Transporter möglichst nahe an die Location fahren und halten können. Das wird besonders für euren Dekorateur, Cateringservice und die Musiker eine wichtige Info sein.
Schaut nach Hotels in der Nähe der Location
Wenn es sich bei eurer Hochzeislocation nicht um ein Hotel handelt, solltet ihr auf jeden Fall nach Hotels in der näheren Umgebung schauen. Am besten sucht ihr direkt Hotels in unterschiedlichen Preisklassen raus, um euren Hochzeitsgästen verschiedene Optionen aufzuzeigen.
Sollten die Hotels nicht fußläufig zu erreichen sein, informiert euch ggf. bezüglich eines Shutteldienstes in der Region.
Technik & Sicherheit
Offizielle Eventlocations sollten bezüglich der Technik, Elektrik und der Sicherheit sowie Richtlinien zum Brandschutz alle Voraussetzungen erfüllen, sodass ihr euch hierzu keine Gedanken machen müsst. Anders sieht es jedoch bei privaten Eventflächen, Outdoor-Locations, Vereinsheimen oder einer Hochzeit in den eigenen vier Wänden aus. Grundsätzlich sollten ausreichend Steckdosen für den Hochzeits-DJ, die Band, die Lichter, bestimmte Show-Acts und das Catering vorhanden sein. Achtet hierbei unbedingt auf die Stärke des Stroms.
Bei großen Events müssen natürlich auch Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Fluchtwege, Erste-Hilfe-Ausstattung und Feuerlöscher sollten selbstverständlich sein. Professionelle Hochzeitslocations klären euch hierzu in der Regel auch auf.
Ausstattung der Hochzeitstlocation
In erster Linie solltet ihr abklären was euch die Location in welcher Menge zur Verfügung stellen kann. Gibt es beispielsweise Mobiliar, Hussen, Schirme, Zelte etc.? Wenn ja, muss ich dieses auch verwenden oder darf ich eigenes Mobiliar leihen und mitbringen?
Darüber hinaus ist wichtig zu wissen, in wie weit ihr die Location „verändern“ dürft. Erfragt, ob die Deko der Location, wie beispielsweise ein Geweih an der Wand, entfernt werden darf und, ob Decken bzw. Wände mit Stoff, Blumen etc. behangen werden dürfen. In manchen Locations ist letzteres aus Brandschutzgründen nicht gestattet. Ähnlich sieht es manchmal mit der Nutzung von Stabkerzen und Wunderkerzen aus.
Gibt es eine hauseigene Gastronomie oder könnt ihr selbst einen Caterer wählen?
Sollte die Location eine hauseigene Gastronomie haben, klärt bei der Besichtigung ab, ob ihr die Wahl zwischen Buffet und Menü habt. Außerdem solltet ihr bei einer Art Probeessen die Qualität des Essens vorher einmal austesten. Zu den Kosten für das Essen kommen oft noch Personal- / Servicekosten und die Ausstattung. Fragt am besten direkt nach einer Pauschale pro Stunde und vergesst den Nachzuschlag hierbei nicht.
Wenn die Location keine eigene Gastronomie hat, müsst ihr einen Cateringservice in Anspruch nehmen. Oft gibt es Listen, welche Cateringfirmen schon mit der Location zusammengearbeitet haben und sich demnach gut auskennen. Manchmal gibt es auch Partner-Caterer, die ihr in Anspruch nehmen MÜSST. Fragt hier bei der Locationbesichtigung unbedingt genauer nach und klärt wo sich der Caterer am besten aufbauen kann. Manchmal gibt es auch Richtlinien, wie ein Grillverbot oder ähnliches.
Gibt es eine Sperrstunde & bis wann müssen wir die Location verlassen haben?
Einige Locations haben eine Sperrstunde, zu der die Musik auf Zimmerlautstärke oder sogar ganz aus gemacht werden muss. Bei manchen muss sogar das Event zu einer gewissen Uhrzeit komplett beendet werden. Sollte euch die Hochzeitsparty besonders wichtig sein, hakt ihr auf jeden Fall bei der Belichtung der Hochzeitslocation nach.
Erfragt außerdem bis wann der Abbau erfolgt sein muss – das kann unmittelbar nach dem Event (mitten in der Nacht) oder aber im Laufe des nächsten Tages sein.
Neben der Wann-Frage ist auch das Wie nicht ganz unwichtig. Muss ich die Reinigung selbst vornehmen oder wird die Endreinigung von der Location gemacht? Wenn ja, zu welchem Preis?
Ist den ganzen Abend ein Ansprechpartner verfügbar?
Fragt eueren Ansprechpartner, ob euch den ganzen Abend über jemand bei Fragen und Anliegen zur Verfügung steht bzw. sogar alles koordiniert. Am entspanntesten wird es für euch und eure Trauzeugen, wenn ihr für den Tag einen Zeremonienmeister bucht. Dieser übernimmt die komplette Koordination eures Hochzeitstages und ist Ansprechpartner für euch, eure Gäste und alle Dienstleister.
Ihr plant eine Outdoorhochzeit? Was passiert bei schlechtem Wetter?
Der Trend geht auch in Deutschland immer mehr zu Outdoorhochzeiten. Da jedoch der deutsche Sommer nicht unbedingt der beständigste ist, solltet ihr immer einen Plan-B haben. Fragt bei der Hochzeitslocation nach welche Schlecht-Wetter-Alternativen es gibt und bewertet diese für euch.
Location mit einem Hochzeitsplaner besichtigen – Sinnvoll?
Ich möchte gar nicht lange um den heißen Brei reden – ja, es ist auf jeden Fall sinnvoll eine Hochzeitslocation mit einem Hochzeitsplaner zu besichtigen bzw. sogar die ganze Locationsuche mit ihm gemeinsam zu machen. Zum einen weiß ein Weddingplaner relativ schnell welche Locations zu euch, euren Vorstellungen und euerer Gästezahl passen. Zum anderen haben Hochzeitsplaner durch ihre Erfahrung schon mit einigen Locations zusammengearbeitet und einiges an Insiderwissen.
Bei der ein oder anderen Location ist vielleicht der Service unterirdisch und bei einer anderen funktioniert die Lüftung gefühlt nie. Aber auch bei neuen Locations hat ein Hochzeitsplaner nochmal einen ganz anderen Blick für Details. Im Gegensatz zu einem Laien, erkennt er recht schnell, welche Location an welcher Stelle später eventuell ein Problem darstellt und welche zu euch und euren Vorstellungen besser passen könnte.
Fazit
Es gibt eine ganze Menge an wichtigen Fragen, die ihr vor bzw. bei der Besichtigung mit euerer Traumlocation abklären solltet. Scheut euch also nicht davor nachzuhaken, wenn euch etwas unklar oder wichtig ist. Es gibt, wie auch sonst, keine dummen Fragen!
Wichtig: lasst euch alles immer schriftlich geben und lest den Locationvertrag gründlich, bevor ihr unterschreibt – ja, auch das Kleingedruckte. Eine Nacht über alles schlafen, kann euch vielleicht nochmal die nötige Klarheit verschaffen.
Wir wünschen euch eine unvergessliche Hochzeit in der Location euerer Träume!
